Lorsqu’un client ou un patient vous demande d’obtenir une copie de ses renseignements personnels ou de les faire effacer, InputKit vous permet d’exporter ou d’effacer ses données directement depuis la plateforme.
Chaque demande est également conservée dans un historique afin de garder une trace des actions effectuées.
À savoir : l’effacement des données personnelles est différent de la suppression d’une réponse.
Si vous souhaitez seulement retirer une réponse de la liste « Réponses », par exemple une réponse envoyée par erreur, consultez plutôt cet article :
Accéder aux données personnelles d’un client
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur « Paramètres ».
Dans les paramètres Clients et Organisations, cliquez sur « Gestion des Clients ».
Recherchez le client à l’aide de son nom, de son adresse courriel ou de son numéro de téléphone.
Ouvrez la fiche du client.
Faites défiler la page jusqu’à la section « Données personnelles ».
Exporter les données d’un client
Pour obtenir une copie des renseignements personnels associés au client :
Cliquez sur « Exporter les données ».
Confirmez la demande.
Téléchargez le fichier généré.
Conseil : transmettez le fichier au client ou au patient par un moyen sécurisé, puisqu’il contient des renseignements personnels.
Effacer les données d’un client
Pour effacer les renseignements personnels associés au client :
Cliquez sur « Effacer les données ».
Lisez attentivement le message d’avertissement.
Confirmez l’effacement.
Attention : l’effacement des données est irréversible. Une fois la demande confirmée, les renseignements personnels du client ou du patient ne pourront pas être récupérés.
Avant de confirmer l’effacement, tenez compte des éléments suivants :
l’effacement peut avoir un impact sur vos statistiques, par exemple la moyenne NPS, si les réponses du client sont retirées;
si vos envois sont automatisés à l’aide d’une intégration, le client pourrait recevoir une nouvelle séquence lors d’un prochain rendez-vous s’il est toujours présent dans votre logiciel;
pensez également à traiter la demande dans vos autres systèmes, par exemple votre logiciel de rendez-vous, au besoin.
Conseil : si vous n’êtes pas certain de vouloir effacer les données, commencez par les exporter afin d’en conserver une copie pour le client ou le patient.
Consulter l’historique des demandes
L’historique vous permet de conserver une trace de toutes les demandes d’export et d’effacement effectuées dans votre compte.
Il s’affiche sous la section « Données personnelles ».
Vous pourrez notamment y consulter :
la date de la demande;
le type de demande, soit un export ou un effacement;
l’utilisateur ayant effectué la demande;
le statut de la demande.
Qui peut effectuer ces demandes?
Selon votre compte et votre rôle, l’export et l’effacement des données peuvent être réservés aux administrateurs ou aux gestionnaires de l’entreprise.
Pour en savoir plus sur les permissions associées aux différents rôles, consultez cet article :
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire via le chat.